Aantal medewerkers per leeftijdscategorie

> Meer weten? Check dan de vacature.

Vrijwilligers zijn een vitaal onderdeel van De Passerel. Hun vrijwillige inzet maakt het verschil voor cliënten. Door meer gebruik te maken van vrijwilligers, kunnen medewerkers van De Passerel hun tijd en expertise efficiënter inzetten. Inge van Welbergen, coördinator vrijwilligers en vrije tijd, stelde in 2023 een actieplan op om meer vrijwilligers te werven en te behouden voor De Passerel.

Met name op het gebied van vrijetijdsbesteding worden vrijwilligers steeds belangrijker. Inge: ‘Door oplopende personeelstekorten in de zorg is er simpelweg minder tijd om cliënten te ondersteunen met hun vrijetijdsbesteding. Ik ben daarom gestart met een rondgang langs de locaties om te praten met collega’s over de inzet van vrijwilligers en de behoeften van cliënten.’

Met name op het gebied van vrijetijdsbesteding worden vrijwilligers steeds belangrijker.

Deze gesprekken vormden de basis voor vacatures voor vrijwilligers. Een onderscheid wordt daarin gemaakt tussen één-op-één activiteiten en groepsactiviteiten. In het eerste geval wordt gezocht naar een maatje voor een cliënt met een gedeelde interesse. In het tweede geval wordt gezocht naar vrijwilligers die op gezette tijden een activiteit met een groepje cliënten willen ondernemen, zoals knutselen, muziek, wandelen of fietsen.

De vacatures zijn uitgezet, ondersteund met flyers voor verwanten en buurtbewoners. Daarnaast zijn open dagen georganiseerd en is er aansluiting gezocht bij NLdoet. Ook staat De Passerel in nauw contact met vrijwilligerscentrales in de regio. Inge: ‘Er is een grote groep mensen die via vrijwilligerswerk weer of voor het eerst meedoet in de samenleving. Dat vraagt ook van ons wat in de begeleiding van deze groep vrijwilligers, bijvoorbeeld als het gaat om statushouders die het Nederlands nog niet beheersen.’

In 2023 zijn 34 nieuwe vrijwilligers gestart. ‘Dat is een mooi resultaat’, vindt Inge, ‘zeker als je je bedenkt dat steeds meer organisaties een beroep doen op vrijwilligers. Naast onze activiteiten op het gebied van werving hebben we binnen De Passerel gelukkig heel veel enthousiaste ambassadeurs in de vorm van collega’s, oud-medewerkers, cliënten en verwanten. Alhoewel de animo onder vrijwilligers best groot is, zie je dat mensen het soms lastig vinden om zich aan vaste tijden en dagen te committeren, terwijl veel cliënten juist waarde aan structuur en voorspelbaarheid hechten. Een interessante puzzel om mee aan de slag te gaan.’

> Lees ook het verhaal van Regina Riesebos-Schoonheyt op de website van De Passerel

De Passerel zet zichzelf als werkgever op de kaart

Het werven van nieuwe medewerkers heeft voor elke zorgorganisatie prioriteit. In 2023 heeft De Passerel zich zowel intern als extern nadrukkelijk op de kaart gezet als werkgever. Met senior HR adviseur Wai Ying Lolkes de Beer blikken we terug hoe dit proces tot stand gekomen is en wat het De Passerel heeft opgeleverd. ‘Het zit niet zo in ons om hoog van de toren te blazen’, vertelt Wai Ying, ‘bij De Passerel zijn we bescheiden. Daardoor zijn we voor werkzoekenden en studenten relatief onbekend, terwijl we veel te bieden hebben. We zijn daarom in 2023 op zoek gegaan naar manieren om ons onder de aandacht te brengen. Om te laten zien wij we zijn, waarvoor we staan en wat je bij ons kunt vinden als medewerker.’

Onze medewerkers zijn bovendien belangrijke ambassadeurs van de organisatie. Dan is het fijn om goed onder woorden te brengen waar we voor staan en wat ons onderscheidt.

Het traject om tot invulling van het werkgeversmerk te komen, startte met rondetafelgesprekken met medewerkers. Daar werd opgehaald waarom mensen voor de organisatie werken. De kleinschaligheid, persoonlijke karakter en korte lijnen bleken belangrijke pré’s te zijn voor medewerkers. Daarnaast wordt de grote diversiteit aan locaties, zorgsoorten en doelgroepen als opvallend pluspunt genoemd. De verbondenheid met collega’s en cliënten zijn eveneens factoren waarom men graag bij De Passerel werkt.

De gesprekken zijn vertaald in een zogenaamde werkgeverspropositie, de belofte die De Passerel doet aan nieuwe en bestaande medewerkers. Wai Ying: ‘Niet alleen voor nieuwe medewerkers is het goed om zo’n propositie te gebruiken, het is ook voor onze huidige medewerkers helpend om op een rijtje te hebben wat wij als werkgever voor je kunnen betekenen. Onze medewerkers zijn bovendien belangrijke ambassadeurs van de organisatie. Dan is het fijn om goed onder woorden te brengen waar we voor staan en wat ons onderscheidt.’

In het najaar van 2023 is een campagne gestart om De Passerel als werkgever breed onder de aandacht te brengen. Wai Ying: ‘Je kunt eigenlijk spreken van een permanente campagne. Video speelt daarin een belangrijke rol. Je wilt zo veel mogelijk ervaren hoe het zijn om bij ons te werken. We laten collega’s aan het woord die authentiek vertellen over hun werk en wat hen drijft en brengen diverse locaties in beeld. We horen regelmatig van sollicitanten terug dat zij de boodschappen uit de campagne herkennen. De kleinschaligheid, de diversiteit, de verbondenheid met collega’s en medewerkers. Het is geen reclamepraatje, maar het is wie zij zijn. Voor 2024 gaan we zeker door met onze werkgeverscampagne.

Overzicht van scholing voor medewerkers in 2023

Eind 2022 is, als ondersteuning van de zelfregulerende teams,  ‘verbindend leiderschap’ als leiderschapsstijl vastgesteld. De voorbereiding hiervan bestond uit meerdere sessie onder begeleiding van externe coaches. Dit was al medio 2019 begonnen, door de Corona pandemie, heeft het proces de nodige vertraging opgelopen.

In de organisatie zijn posters verspreid waarop wordt geduid wat medewerkers van leidinggevenden mogen verwachten. In 2023 zijn MT – leden met elkaar en met hun eigen teams hierover in gesprek gegaan. Uit deze gesprekken kwam naar voren dat zowel de medewerkers als MT leden vinden dat er kansen liggen op het gebied van richting geven. Naar aanleiding hiervan is o.a. bij de oplegger voor de beleidsstukken meer aandacht voor richting geven.

Een aantrekkelijke start als zij-instromer

In 2022 startten 44 duizend mensen als zij-instromer in de zorg. Dit zijn werknemers die na hun 25^e beginnen in de zorgsector. Zij maken vaak een bewuste keus voor een nieuwe loopbaan en zijn daarmee belangrijk in de strijd tegen de oplopende personeelstekorten. Laetitia de Roy van Zuydewijn, hoofd P&O, legt uit hoe De Passerel zij-instromers klaarstoomt voor een carrière in de zorg.

Als zij-instromer heb je een aantal manieren om je diploma te behalen. De eerste variant betreft het volgen van een Beroepsbegeleidende Leerweg, kortweg BBL. Je volgt dan op vaste tijdstippen of in blokken onderwijs aan het ROC. Afhankelijk van eerdere diploma’s en competenties duurt een BBL-opleiding 2 tot 3 jaar.

Zij-instromers die eerder willen afstuderen, kunnen daarnaast kiezen voor een verkorte opleiding. Die wordt aangeboden door particuliere opleidingsinstanties. De looptijd van de verkorte bedraagt in de regel anderhalf jaar. Laetitia: ‘Het is een volwaardig diploma met dezelfde studielast als via de reguliere BBL-route, maar met een veel kortere looptijd. Dat maakt een verkorte route erg intensief, zeker in combinatie met een baan die veel van je vraagt en je gezinsleven thuis. Dat is dus niet voor iedereen weggelegd.’

Een derde variant, waarin je als zij-instromer bepaalde certificaten haalt, is in opmars. Je volgt dan bepaalde modules en onderdelen van de opleiding en doet daarin examen. Laetitia: ‘ROC Aventus, de grootste opleider in onze regio, biedt deze variant aan. Dit is een vrij nieuwe ontwikkeling, die aansluit bij de wensen en behoeften van een deel van de zij-instromers. Sommige hebben al een ander MBO-diploma of zien op tegen de volledige opleiding. Dan kan dit een mooie tussenweg zijn. Werkgevers, het onderwijs en de overheid worden steeds creatiever om mensen klaar te stomen voor een loopbaan in de zorg. Maatwerk wordt steeds meer de standaard.’

De Passerel betaalt, naast salaris, de opleidingskosten voor zij-instromers. Samen met hun leidinggevende bepalen de zij-instromers welke opleidingsroute wordt gevolgd. De P&O adviseurs kunnen hierin desgewenst aanvullende informatie en advies uitbrengen. Eenmaal gestart wordt er in het werkrooster van de zij-instromer rekening gehouden met lesdagen en examens. In 2023 zijn er 9 zij-instromers actief bij De Passerel.

Opvallend is dat De Passerel al jaren meer zij-instromers opleidt dan leerlingen uit de reguliere opleidingsroute. ‘Zij-instromers hebben meer levenservaring opgedaan’, zegt Laetitia, ‘ook zien we onder hen vaak een sterke motivatie om te werken in de zorg. Zij hebben bijvoorbeeld zelf iemand in hun omgeving met een beperking of zoeken heel bewust naar betekenisvol werk. Een valkuil is dat we zij-instromers met een bak aan levenservaring snel veel ruimte geven. Maar voor hen is de zorg nieuw en ook zij hebben recht op goede begeleiding en ondersteuning terwijl ze het vak leren. We blijven er scherp op dat we hen dat kunnen bieden.’

Inzicht en actie in de strijd tegen verzuim

In haar streven naar een effectief verzuimbeleid en optimale arbeidsomstandigheden heeft De Passerel in 2023 Bureau Streefkerk ingeschakeld als arbodienstverlener. Deze stap markeert een gerichte inspanning om de ondersteuning van verzuimende medewerkers te versterken en de naleving van wet- en regelgeving te waarborgen. Aandacht voor de oorzaken van verzuim en het voorkomen ervan zijn daarin een hoeksteen.

‘Zodra er een verzuimmelding bij ons binnenkomt, komen wij in actie’, vertelt Karin Twenhaar, directeur van Bureau Streefkerk, ‘als casemanager volgen en ondersteunen we de leidinggevende van De Passerel bij elke melding. Van het plannen van bezoeken met de bedrijfsarts tot het helpen bij het maken van een plan voor re-integratie, het aanbod voor passende ondersteuning en advies in uitdagende dossiers. Wij bieden vanuit ons netwerk een brede providerboog waarin veel disciplines zijn vertegenwoordigd. De managers zorg en andere leidinggevenden zijn het eerste aanspreekpunt en verantwoordelijk voor contacten en afspraken met verzuimende medewerkers. Wij houden hen daar scherp op en trekken aan de bel als een bepaalde reactie termijn in zicht komt.’

Een van de redenen om met Bureau Streefkerk in zee te gaan, is de complexiteit van wet- en regelgeving op het gebied van verzuim en re-integratie. ‘Het is lastig om al die kennis in eigen huis te hebben als organisatie’, zegt Karin, ‘dat kan leiden tot vervelende situaties. Bij langdurig verzuim ben je bijvoorbeeld verplicht om een zogenaamd tweede spoortraject te volgen. Dat betekent dat je gaat kijken naar re-integratiemogelijkheden buiten je eigen werkgever en huidige functie. Daar kun je als werknemer behoorlijk van schrikken. Maar als je goed onderbouwd uitlegt dat dit een verplichting is en het daarnaast verstandig is om breder te kijken naar je mogelijkheden, voorkom je een hoop stress en boosheid. Mensen accepteren het idee met de juiste uitleg sneller en vervolgen met meer positiviteit zo’n traject.’

‘Soms voer ik ook gesprekken met medewerkers’, licht Karin toe, ‘dat kan helpen als iemand het lastig vindt om dat met de direct leidinggevende te doen. Je bent als externe casemanager neutraal en onafhankelijk en ik heb een beroepsgeheim. Wel kan ik met geanonimiseerde signalen die ik hoor, De Passerel adviseren hoe zaken anders kunnen. Daarnaast is er regelmatig overleg met de preventiemedewerker en HR adviseurs van De Passerel om maatregelen te nemen of aanpassingen te doen om het re-integreren op locaties te vergemakkelijken of risico’s op uitval te verkleinen.’

Preventie, oftewel het voorkomen of verkorten van verzuim heeft volop de aandacht. Eerder het gesprek aangaan met medewerkers die zich vaker ziekmelden, maar ook door met de bedrijfsarts breder te kijken naar de oorzaken van verzuim. Karin: ‘Verzuim komt niet altijd door ziekte. Soms blijkt er iets anders aan de hand te zijn. Stress in de thuissituatie, spanningen met een collega of het gevoel niet meer op je plek te zitten. Een loopbaan- of burnout-coach of bedrijfsmaatschappelijk werk kunnen dan een oplossing zijn. Je pakt dan de echte oorzaak achter het verzuim aan in plaats van symptoombestrijding. Het zo vroeg mogelijk kunnen inzetten van interventies, voorkomt vaak erger. Het is in De Passerel te prijzen dat de organisatie deze investeringen wil en kan doen, want lang niet alle werkgevers staan hiervoor open.’

Al een aantal jaren zet De Passerel trajecten voor teamontwikkeling in. De insteek daarvan is om tijd en aandacht te geven voor een prettig en professioneel werkklimaat. Er kunnen verschillende redenen zijn waarom een team een ontwikkelingstraject doorloopt. Zo kan er sprake zijn van teams die door vele wisselingen (nog) niet optimaal samenwerken of van teams die lijken te zijn vastgelopen in hun onderlinge samenwerking. Een team kan aangeven een traject in te willen gaan, maar ook de manager zorg kan een traject voorstellen.

Afhankelijk van de vraag die er ligt, doorloopt een ontwikkeltraject een aantal vaste stappen en vindt verdeeld over meerdere dagdelen plaats. Vaak wordt een externe coach ingezet om deze bijeenkomsten te begeleiden. De coach treedt op als neutrale partij en heeft een signalerende en adviserende rol. In een eerste bijeenkomst is ruimte voor het uitspreken van ongenoegens, spanningen, zorgen of twijfels. Daaropvolgend wordt de gewenste situatie met elkaar besproken. Tot slot wordt de gewenste situatie vertaald in een aantal (werk)afspraken, waaraan iedereen zich committeert. In de periode daarna is er tijdens de reguliere werkoverleggen veel aandacht voor de nieuwe afspraken en de mate waarin collega’s zich daaraan houden. Een vervolgbijeenkomst met een coach wordt gepland om met elkaar te evalueren of iedereen zich houdt aan de gemaakte afspraken.

Irma Flos, manager zorg, zette de teamontwikkelingstrajecten in 2023 bij twee van haar teams in. Irma: ‘Dit zijn spannende trajecten, want als je bereid bent en wilt veranderen, dan moet je je echt bloot geven aan je collega’s. Daar komt ook de nodige emotie bij kijken. Tijdens de eerste bijeenkomst lucht iedereen haar of zijn hart: zijn er nog zaken die uitgesproken of als het ware opgeruimd moet worden, voordat je het traject kunt beginnen? Dat vereist durf, want je stelt je kwetsbaar op en wordt uitgedaagd om vooral ook kritisch te zijn op jezelf. Wat is jouw aandeel? Wat heb jij wel of niet gedaan om het team goed te laten functioneren? Als dat is uitgesproken, kun je door naar het bepalen van de gewenste situatie en hoe je daar in praktische zin handen en voeten aan geeft met afspraken, waarin iedereen zich kan vinden.’

De afspraken kunnen gaan over zaken als het gezamenlijk afsluiten van een dienst, professioneel feedback geven aan elkaar en een positieve grondhouding. Irma: ‘In wezen gaan veel van de afspraken over gedrag en communicatie. Over een respectvolle bejegening, over het mét elkaar in plaats van óver elkaar praten. Bij teams waar een solide basis ontbreekt of die juist al heel lang grotendeels intact zijn, zie je dit soort haast vanzelfsprekende zaken naar de achtergrond verdwijnen. De meerwaarde van de ontwikkelingstrajecten is dat je als team de tijd krijgt om hier expliciet aandacht voor te hebben en je bewust te zijn van je eigen aandeel in het functioneren van je team.’

Naast de ontwikkeltrajecten in teamverband worden dergelijke trajecten ook doorlopen in de driehoek van de methodiek Triple-C [link naar Investeren in Methodieken] tussen teamcoördinator, gedragskundige en manager zorg. Irma: ‘Je moet elkaar in de driehoek blindelings kunnen vinden. Dat vereist wederzijds vertrouwen en een gedeeld besef van taken en verantwoordelijkheden. Zodra dat niet stevig staat, ontstaat er ruis en onrust. Dat heeft z’n weerslag op het betrokken team en uiteindelijk op de kwaliteit van zorg aan de cliënt. Ik ben daarom blij dat we binnen De Passerel de ruimte krijgen om ook te investeren in de ontwikkeling van de driehoek.’

Irma is enthousiast over de toegevoegde waarde van de teamontwikkelingstrajecten. ‘In de meeste gevallen zorgt het voor een verbetering van het werkklimaat en de professionaliteit binnen een team’, zegt ze, ‘tegelijkertijd heb ik ook meegemaakt dat een traject geen soelaas meer kan bieden. Soms zijn de verhoudingen binnen een team dusdanig verstoord geraakt, dat je daar niet meer uitkomt. De kunst is om dat voor te zijn. Een andere les die we hebben geleerd is om een ontwikkeltraject ook leuk te maken. Dus niet alleen in een vergaderzaaltje zitten, maar combineer het met een lunch, een workshop of een barbecue ter afsluiting van een dag. Het is een intensief traject, maar de beloning is des te groter als het lukt.’

Uit onderzoek blijkt dat zorgmedewerkers die zich betrokken voelen bij hun organisatie, een hogere productiviteit hebben. Zij voelen zich gehoord en gezien en hebben meer plezier in hun werk. Wij denken nog een stapje verder. Als medewerkers tevreden zijn, dan is dit terug te zien in de kwaliteit van hun werk.

Vaak gaat betrokkenheid samen met zeggenschap. Als ondernemingsraad letten we erop hoe bij nieuw beleid rekening wordt gehouden met de medewerkers. Dit heeft een positieve invloed op de kwaliteit van zorg.

De OR werkt daarin goed samen met de bestuurder en met de afdeling P&O. Waar is er voldoende aandacht en waar kan de medewerker meer centraal komen te staan? Want als de randvoorwaarden voor de medewerkers goed op orde zijn, kunnen zij betere kwaliteit van zorg leveren.

Afwisselend is ons werk zeker. We nemen allemaal onze eigen werkplek-ervaringen mee. En de OR-woensdag breekt zo lekker de week. In de hectiek en veelal onregelmatigheid van ons werk is het fijn om op de woensdag een rustpunt te hebben. Een ochtend niet zorginhoudelijk denken en werken geeft een boost. Even niet de cliënt centraal, maar de medewerker op één. Dit geeft ons motivatie voor de rest van de week.

De informatie, die we ophalen op de locaties helpt ons om goed naar advies- en instemmingsaanvragen te kijken. Zo dragen we bij aan een goede kwaliteit van zorg.

Zo hoorden wij van collega’s dat de planning voor opleidingen en cursussen vaak op heel korte termijn is. Dat geeft extra druk op de roosters en medewerkers zijn teleurgesteld als ze daardoor hun opleiding moeten uitstellen. We hebben gevraagd om een jaaroverzicht van opleidingen met informatie over de benodigde tijd en de groep waarvoor de opleiding is bedoeld. Dit wordt nu steeds meer gedaan en daar zijn we blij mee.

Onze Arbo commissie heeft onderzocht of de thuiswerkplekken voor medewerkers op orde zijn en is in gesprek met de Arbo coördinator over veiligheid op de werkvloer. Ook hebben we een groot onderzoek gedaan naar de ervaringen van medewerkers met de nieuwe roosterregels. Hiervan krijgt alles in 2024 een vervolg.

Wil je meer van de ondernemingsraad weten en wat wij in 2023 hebben gedaan?
> Bekijk dan ons OR jaarmagazine van 2023.