Vermindering administratieve werkdruk
Van controle naar vertrouwen
Vanuit de landelijke beweging Ontregel de zorg is in 2025 binnen De Passerel het project Simpel(weg) Zorgen opgestart. Met als uitgangspunt: verminder de administratieve druk om zo uren over te houden voor de daadwerkelijke zorg. Daar waar we het allemaal voor doen! Juriena Bruintjes heeft dit project begeleid: “De pilot heeft zich gericht op het primair proces, dus waar loop je als medewerker op de groep tegenaan en hoe vind jíj dat dit beter of anders kan? Een heel waardevol vertrekpunt, want daardoor zien de medewerkers die meededen aan de pilot nut en noodzaak er direct van in. En is de slagingskans veel groter.”
Samen met afgevaardigden van alle takken – jeugd, wonen, dagbesteding en ambulant – zijn er door middel van brainstormsessies knelpunten opgehaald. Wat kun je in je eigen processen al oppakken en wijzigen? Juriena: “Bepaalde registraties zijn natuurlijk verplicht, maar vaak zie je dat door de organisatie en binnen teams door de jaren heen ook eigen systemen zijn ontwikkeld, omdat het nou eenmaal altijd zo ging. Met het project Simpel(weg) Zorgen willen we weer meer gaan werken vanuit vertrouwen. Want is alles bijhouden, controleren en registreren ook nodig? En ook heel interessant: hoe gaan andere teams hiermee om? Het mes snijdt door deze gekozen methodiek aan meerdere kanten. Je neemt je eigen processen onder de loep, leert van andere teams en bepaalt zo samen met de ondersteunende diensten wat nodig is en wat wel of niet werkt. Heel boeiend en leerzaam voor de afzonderlijke teams én voor De Passerel als organisatie.”
Eerst het laaghangend fruit
Van de verzameling knelpunten is eerst het laaghangend fruit opgepakt. Juriena: “Dat werkt wel zo motiverend, met heel bevredigend en tastbaar resultaat. Zo zijn ze in de jeugdtak van 5 naar 1 toestemmingsformulier gegaan. Een formulier waarmee ouders digitaal in een keer toestemming geven voor alle facetten die nodig zijn. In plaats van vijf verschillende die geprint, ondertekend, gescand en retour gestuurd moesten worden. Wat een verschil!”
Het bestellen van de boodschappen bij de buurtwinkel is ook voorzien van input. “Deze digitaliseringsslag was al bezig, maar door de input die opgehaald is in de brainstormsessies wordt dit proces nog beter afgestemd op degenen die er in de dagelijkse praktijk mee werken. Het uiteindelijke doel is dat je met een telefoon of tablet overal op je locatie de boodschappen kan invullen en bestellen. Wel zo fijn als dit straks in het voorraadhok kan in plaats van alleen vanaf kantoor.”
En de zorgplanbesprekingen zijn aan bod gekomen. “Dit gebeurt nu nog 1 keer per jaar groots met alle betrokken partijen en halverwege wordt met een simpel belrondje gecheckt of alles nog klopt en actueel is. Zo niet, dan passen we het aan. Veel efficiënter. Dit soort wijzigingen dragen echt bij aan het werkplezier en bovenal de tijd die overblijft om de juiste kwalitatieve zorg te blijven verlenen.”
Als je het doet, doe je het goed
Zo zijn er nog tal van grotere en kleinere punten. Deze worden in 2026 verder uitgewerkt en doorgevoerd. Juriena: “Wat we doen, doen we goed. Om te voorkomen dat we 10 dingen tegelijk door willen voeren is het project voor nu even slapend gezet. Het moet eerst goed verankerd zijn in de organisatie, voordat we nieuwe dingen ophalen. En zodra de tijd rijp is, kan het project zo weer wakker gekust worden. Belangrijk, want we moeten er wel alert op blijven.”
Een van de opdrachten bij de indiensttreding van opleidingsadviseur Sophie Hubers in 2024 was nieuw leven blazen in de ‘Maand van de professie’. En dat is gelukt! Met dit jaar veel aanbod van sessies verzorgd door collega’s. “Zo gaaf om te zien wat er intern allemaal voorhanden is”, vertelt Sophie enthousiast. “Van keramiekworkshops tot inspiratiesessies kind en technologie. Er zit zoveel meer kennis en talent in onze organisatie dan we weten. In de maand van de professie kunnen we dat een podium geven. Niet alleen superleuk, maar ook heel leerzaam.”